Henkilötietojen käsittely

Tässä kerrotaan henkilötietojen käsittelystä Vantaan kaupungin elinkeinopalveluissa. Elinkeinopalveluiden toimintaan sisältyy joukko yritysten kehittämiseen, yritysten toimintaympäristön kehittämiseen sekä laajemmin kaupungin elinvoiman kehittämiseen liittyviä tehtäviä. Lisäksi elinkeinopalveluissa toteutetaan säännöllisesti yritystoimintaan kohdistuvia erilaisia kehittämisprojekteja.

Tietojen kerääminen

Asiakkaista kerätään vain palvelun tuottamisen kannalta välttämättömät tiedot. Nämä tiedot ovat peräisin joko asiakkaalta itseltään tai sitten Vainu-tietokannasta (https://vainu.io), jonka tiedot perustuvat julkisiin rekistereihin (mm. YTJ) tai Internetissä avoimesti saatavilla oleviin yritysten omistajien tai henkilöstön tehtäväkohtaisiin henkilötietoihin. Palvelun tuottamisen tarvittavat tiedot saadaan asiakkaalta sekä palvelun yhteydessä syntyvien tietojen perusteella.

Tietojen käsittely ja säilytys

Henkilötietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi. Lähtökohtaisesti henkilötiedoista kerätään vaan asiakkaan työtehtäviin liittyviä henkilö- ja yhteystietoja, jotka ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei asiakas ole itse määritellyt niitä luottamuksellisiksi. Salassa pidettävien ja arkaluonteisten tietojen osalta henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus. Sähköiset säilytettävät tiedot on suojattu teknisesti. Vantaalaisten yritysten ja niiden edustajien asiakastiedot säilytetään Hakosalo Software Oy:n ylläpitämässä Yrinet asiakasrekisterissä (http://kunta.hakosalo.fi/). Asiakasrekisteriin on pääsy elinkeinopalveluiden lisäksi valikoiduilla yritysasiakkuuksia hoitavilla henkilöillä Vantaan kaupungin muista yksiköistä, kuten työllisyyspalvelut ja kiinteistöt – ja asuminen.

Rekisteritietoja voidaan käyttää toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin. Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. Säilytysajan päätyttyä henkilötiedot hävitetään. Muut asiakastiedot hävitetään viimeistää kymmenen (10) vuotta viimeisen yhteydenpidon jälkeen tai pyynnöstä.

Tietojen luovutus eteenpäin

Mikäli tietojen luovutukselle ei ole lakisääteistä perustetta, luovutetaan tietoja eteenpäin vain asiakkaan suostumuksella. Henkilötietoja voidaan luovuttaa sellaisille Vantaan kaupungin ulkopuolisille toimijoille, joilta Vantaa ostaa palveluja. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan samoja tietosuojaperiaatteita kuin kunnalla. Tietoja ei luovuteta ulkopuoliselta palveluntuottajalta eteenpäin ilman suostumusta muille kuin Vantaan kaupungille. Tietoja ei koskaan luovuteta eteenpäin markkinointitarkoituksiin.

Oikeus saada, oikaista tai poistaa tiedot

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Omat tiedot voi nähdä pääsääntöisesti asiakaspalvelutilanteessa. Rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset ja puutteelliset tiedot oikaistuksi. Asiakas voi kerran vuodessa pyytää maksutta tulosteen omista tiedoistaan. Pyyntö tehdään kirjallisesti rekisteriä ylläpitävälle taholle. Kaupungin ylläpitämistä rekistereistä pyyntö tehdään kaupungin kirjaamossa tai Vantaa-infossa, jolloin myös henkilöllisyys varmennetaan. Pyyntöön laitetaan tieto, mistä rekisteristä tiedot halutaan.

Asiakkaalla on oikeus rajoittaa tietojen käyttöä tai pyytää niiden poistamista. Mikäli tietojen käsittely ja säilyttäminen perustuvat lakisääteiseen velvollisuuteen, tiedot poistetaan vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Tietojen väärinkäyttötapaukset

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta tiedot voivat poikkeustapauksissa päätyä vääriin käsiin. Tässä tilanteessa kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Asiasta ilmoitetaan asianomaisille välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojen vuotaminen aiheuttaa merkittävää haittaa asianomaisen oikeuksille. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, voidaan asiasta ilmoittaa yleisellä tiedotteella.

Jos on syytä epäillä, että tietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja asiasta antaa tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun ajantasaiset ohjeet ja yhteystiedot löytyvät sivulta: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot/nainkysytneuvoa.html

Tapahtumakalenteri
14.06. - 14.06.2019 from 12:00 to 15:00 Yritystapaamisia kiinalaisten yritysten kanssa Vantaalla 14. kesäkuuta 2019 Flamingo, Tasetie 8, 01510 Vantaa
14.05. - 14.05.2019 from 08:00 to 10:00 Kasvuyritysaamu: Kansainvälistyvä yritys Bowl Circus, Viihdekeskus Flamingo, Vantaa
14.05. - 14.05.2019 from 09:30 to 15:00 Smart Logistics –seminaari 14.5.2019  Flamingo, Tasetie 8, 01510 Vantaa
16.04. - 16.04.2019 from 13:00 to 15:00 Are you planning to set up a business and become an entrepreneur? Yrityspalvelukeskus Leija FORUM 1, Elannontie 3, Vantaa
Katso kaikki tapahtumat
Uutiset
12.4.2019 Yritys - tule mukaan elävöittämään asemia ilmastoystävällisillä ratkaisuilla!
5.4.2019 Aviation Akatemia - Ilmailualan ja tulevaisuuden liikkumisen koulutusta ja tutkimusta
5.4.2019 Perille Asti Stopoverguide -kokeilu toteutetaan tiiviissä yhteistyössä Vantaan matkailuyritysten kanssa
2.4.2019 Kiinnostaako Kiinan markkina-alue?
Katso kaikki uutiset
Business Vantaa